สรุปการฝึกประสบการณ์วิชาชีพในสัปดาห์ที่ 4

สรุปการฝึกประสบการณ์วิชาชีพในสัปดาห์ที่ 4

ระหว่างวันที่ 4 พฤศจิกายน  - 8 พฤศจิกายน พ.ศ. 2556

สถานที่ฝึกประสบการณ์วิชาชีพ ที่ทำการไปรษณีย์ลำปาง

งานที่ปฏิบัติ

1. รับฝากสิ่งของทางไปรษณีย์โดยชำระค่าฝากส่งเป็นรายเดือน โดยแบ่งเป็น EMS จำนวน 926 ชิ้น จดหมายลงทะเบียนจำนวน 2,065 ฉบับ พัสดุจำนวน 18 ชิ้น และจดหมายธรรมดาจำนวน 9,304 ฉบับ

2. รับฝากส่ง บริการ Logispost จำนวน 25 รายการ

3. บันทึกข้อมูลการฝากส่ง Logispost ลงระบบ Logispost จำนวน 25 รายการ

4. เดินส่งเอกสาร 7 ครั้ง

5. ตรวจเช็ดสภาพรถจักรยานยนต์ก่อนฝากส่ง Logispost จำนวน 6 คัน

6. ประทับตราชำระค่าฝากส่งเป็นรายเดือน พร้อมเขียนเลขที่ใบอนุญาตลงบนซองจดหมายจำนวน 8 ซอง

7. ขายสินค้าของไปรษณีย์และสินค้าฝากขาย ได้แก่ กาแฟ ชาเขียว แสตมป์สะสม กรอบรูป วัตถุมงคล จำนวน  19 ชิ้น

8. ถ่ายเอกสาร จำนวน 39 แผ่น

9. ปั้ม วัน เดือน ปี, ชื่อหัวหน้าที่ทำการ, ชื่อที่ทำการไปรษณีย์ ในใบแจ้งหนี้และใบเสร็จรับเงินค่าฝากส่งสิ่งของส่งทางไปรษณีย์ที่ชำระค่าบริการเป็นเงินเชื่อ จำนวน 1,200 แผ่น 

10. บันทึกข้อมูลพัสดุเก็บเงินปลายทาง ในระบบบัญชีนำจ่าย โดยการสแกนบาโค้ดของพัสดุ กรอกข้อมูลชื่อ - นามสกุล ที่อยู่ผู้รับ ประเภทของพัสดุและราคาที่จัดเก็บเงิน จำนวน 35 รายการ

11. สร้างบัญชีส่งมอบพัสดุเก็บเงินปลายทาง จำนวน 35 รายการ

12. พิมพ์รายการส่งมอบพัสดุเก็บเงินปลายทาง จำนวน 2 แผ่น
13. บันทึกข้อมูลนำจ่าย EMS ในระบบบัญชีนำจ่าย โดยนำจ่ายที่ตู้ไปรษณีย์นำจ่ายต่าง ๆ โดยทำการสแกนบาโค้ด EMS บันทึกไปรษณีย์นำจ่าย และประเภทของ EMS จำนวน 31 รายการ
14. บันทึกข้อมูลเลขรหัสแสตมป์ชิงโชค จำนวน 10 ดวง

ปัญหาที่พบ

1. ผู้รับผิดชอบในการส่งสิ่งของทางไปรษณีย์โดยชำระค่าฝากส่งเป็นรายเดือนบางหน่วยงานไม่ติดสติ๊กเกอร์ และเขียนเลขรหัสจดหมายมา อีกทั้งไม่ตรวจสอบว่าจดหมายนั้นครบถ้วนหรือไม่ ทำให้การทำงานของเราช้าลง และทำให้มีลูกค้ารายอื่นรอ

2. ลูกค้าที่มาใช้บริการ Logispost เขียนรหัสไปรษณีย์ของผู้รับไม่ถูกต้อง เมื่อนำข้อมูลไปบันทึกในระบบ ระบบจะทำการแจ้งว่าไม่พบข้อมูลรหัสไปรษณีย์

3. ลืมวิธีการสร้างบัญชีส่งมอบพัสดุเก็บเงินปลายทาง

4. เนื่องจากยังไม่เคยใช้เครื่องถ่ายเอกสารในการถ่ายสำเนาบัตรประจำตัวประชาชน ทำให้ไม่ทราบวิธีการวางกระดาษ เพื่อให้สำเนาบัตรประจำตัวประชาชนออกมามีทั้งด้านหน้า และด้านหลังในกระดาษแผ่นเดียวกัน

5. ลูกค้าไม่มีสำเนาคู่มือรถจักรยานยนต์ แต่มีความต้องการที่จะส่งรถจักรยานยนต์ 

วิธีแก้ไขปัญหา

1. ช่วยเขียนเลขรหัส และช่วยตรวจสอบจำนวนจดหมายว่ามีจำนวนครบถูกต้องตามรายนามที่ระบุไว้หรือไม่

2. กลับมาตรวจเช็คเลขรหัสไปรษณีย์ในหนังสือจำแนกรหัสไปรษณีย์ และแก้ไขเลขรหัสไปรษณีย์ในเอกสารรับฝาก พร้อมกับลบข้อมูลที่บันทึกไปในระบบก่อนหน้านี้ และบันทึกข้อมูลที่ถูกต้องเข้าไปใหม่อีกครั้ง

3. สอบถามหัวหน้าที่ควบคุมดูแลงาน เพื่อให้การทำงานเป็นไปอย่างถูกต้อง ไม่เกิดข้อผิดพลาด

4. สอบถามพี่ที่ห้องธุรการ เพื่อให้ช่วยสอนวิธีการถ่ายสำเนาบัตรประจำตัวประชาชน

5. อธิบายให้ลูกค้าทราบว่า ทางไปรษณีย์มีนโยบายไม่รับฝากส่งรถจักรยานยนต์ในกรณีที่ไม่มีสำเนาคู่มือรถจักรยานยนต์ 

ความรู้ที่ได้นำไปใช้ในการฝึกประสบการณ์วิชาชีพสอดคล้องกับรายวิชาที่ได้ศึกษา ดังนี้

1. หลักการบัญชีเบื้องต้น นำความรู้ไปใช้ในการคิดคำนวณอัตราค่าบริการส่งทางไปรษณีย์ และสรุปค่าส่งของหน่วยงานต่าง ๆ ในแต่ล่ะวันได้

2. การจัดการทางการตลาด นำความรู้ไปใช้ในการขายสินค้าของทางไปรษณีย์ โดยการนำเทคนิค วิธีการที่เรียนมาใช้ในการขาย

3. วิชาภาษาไทยเพื่อการสื่อสาร นำความรู้ไปใช้ในการพูดสนทนากับลูกค้า การพูดโน้นน้าวจิตใจลูกค้า และการอธิบายขั้นตอนวิธีการต่าง ๆ ในการส่งไปรษณีย์ให้ลูกค้าเข้าใจได้

4. วิชาการจัดการการเงิน นำความรู้ไปใช้ในการรับ - จ่ายเงินค่าฝากส่งบริการ Logispost กับการขายสินค้าของไปรษณีย์ โดยการตรวจสอบจำนวนเงินที่ได้รับจากลูกค้า และตรวจสอบจำนวนเงินที่ต้องทอนให้กับลูกค้าว่าจำนวนเงินถูกต้องหรือไม่
5. สำนักงานอัตโนมัติ นำความรู้ไปใช้ในการบันทึกข้อมูลฝากส่งบริการ Logispost และระบบบัญชีนำจ่ายให้มีความถูกต้อง สามารถใช้งานอุปกรณ์คอมพิวเตอร์ในสำนักงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ